Política de Tratamiento de Datos Personales

1. OBJETO

La presente Política establece los criterios aplicables al tratamiento de datos personales realizado por AETOS INVENCIONES S.A.S. —en adelante “AETOS”— en desarrollo de sus actividades empresariales, administrativas, comerciales, contractuales, tecnológicas y de relacionamiento con clientes, prospectos, profesionales, empresas, aliados, inversionistas potenciales, proveedores y demás personas naturales con las que interactúe.

Esta Política se aplica a los datos personales respecto de los cuales AETOS actúe como Responsable del Tratamiento.

No sustituye las políticas, avisos, autorizaciones o acuerdos específicos que puedan requerir en el futuro productos, plataformas, servicios o soluciones particulares desarrollados, comercializados u operados por AETOS.

2. MARCO NORMATIVO

AETOS tratará los datos personales de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas, instrucciones y disposiciones que resulten aplicables.

3. PRINCIPIOS

El tratamiento se realizará observando, entre otros, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

AETOS procurará recolectar únicamente los datos razonablemente necesarios para las finalidades informadas al Titular.

4. DATOS QUE AETOS PODRÁ TRATAR

Según la relación con cada Titular, AETOS podrá tratar, entre otros:

• nombres y apellidos;

• datos de identificación cuando sean necesarios;

• correo electrónico;

• número telefónico;

• empresa u organización a la que pertenece la persona;

• cargo o función profesional;

• categoría o asunto de interés;

• contenido de mensajes, consultas o solicitudes remitidas a AETOS;

• información relacionada con interacciones comerciales;

• información contractual, administrativa o contable cuando corresponda;

• registros de comunicaciones;

• información técnica asociada a la utilización del sitio web, cuando sea recolectada legítimamente; y

• demás datos suministrados voluntariamente por el Titular y que resulten pertinentes para la finalidad informada. El formulario corporativo previsto en https://www.aetosinvenciones.com/conversemos estará destinado principalmente a recolectar nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, empresa, cargo, categoría de interés y mensaje.

El formulario general no deberá solicitar datos sensibles ni información de menores de edad.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

AETOS podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda:

• recibir, identificar y responder consultas, solicitudes y mensajes enviados a través del sitio web u otros canales;

• contactar al Titular en relación con la solicitud realizada;

• gestionar relaciones con clientes, prospectos, profesionales, aliados, proveedores, inversionistas potenciales y demás interesados;

• registrar y organizar contactos dentro de herramientas de gestión comercial o CRM;

• clasificar los contactos según su interés, relación o necesidad;

• realizar seguimiento razonable a consultas, conversaciones, propuestas o relaciones comerciales;

• preparar y gestionar propuestas comerciales, reuniones, demostraciones, pilotos o posibles relaciones contractuales;

• verificar, actualizar y mantener organizada la información de contacto;

• conservar evidencia de autorizaciones, solicitudes, comunicaciones y actuaciones relacionadas con la protección de datos;

• atender peticiones, consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares;

• cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, contables, tributarias, administrativas o judiciales;

• proteger la seguridad de los sistemas, investigar incidentes, prevenir usos indebidos y mantener la integridad de los servicios;

• establecer, ejercer o defender derechos de AETOS;

• obtener estadísticas y métricas técnicas legítimas sobre el funcionamiento de los servicios, respetando las normas aplicables; y

• realizar las demás finalidades que sean previamente informadas y autorizadas cuando la autorización resulte necesaria. La recepción de un contacto mediante el sitio web no implica la creación automática de una oportunidad comercial. AETOS podrá revisar previamente la información antes de determinar si procede su incorporación a un proceso comercial.

6. COMUNICACIONES COMERCIALES Y DE MERCADEO

El envío de comunicaciones promocionales, novedades comerciales, contenido de mercadeo, invitaciones recurrentes u otras comunicaciones no necesarias para responder una solicitud se realizará únicamente cuando exista una base jurídica adecuada y, cuando corresponda, una autorización específica del Titular.

La autorización para recibir comunicaciones comerciales se solicitará de forma separada de la autorización necesaria para atender una consulta o solicitud.

La negativa a autorizar comunicaciones comerciales no impedirá presentar consultas mediante el formulario ni recibir respuestas relacionadas con ellas.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales mediante los mecanismos habilitados por AETOS.

7. DATOS SENSIBLES

AETOS no pretende recolectar datos sensibles mediante su formulario corporativo general.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar datos sensibles, AETOS aplicará las reglas especiales previstas en la normativa, informará al Titular el carácter facultativo de suministrarlos y solicitará la autorización correspondiente cuando esta sea exigible.

Los usuarios deberán abstenerse de incluir voluntariamente en el campo libre de mensajes información médica, biométrica, de salud u otros datos sensibles que no sean necesarios para la consulta.

8. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El sitio corporativo y su formulario general no están dirigidos a recolectar información de niños, niñas o adolescentes.

Si AETOS llegare a requerir en el futuro el tratamiento de dichos datos, realizará una evaluación específica y observará las reglas especiales aplicables a sus derechos prevalentes.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares podrán ejercer, en los términos establecidos por la normativa aplicable, entre otros, los siguientes derechos:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; • solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales;

• ser informados sobre el uso dado a sus datos;

• presentar consultas y reclamos;

• solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente;

• revocar la autorización cuando resulte jurídicamente procedente;

• acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento; y

• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del trámite correspondiente ante AETOS cuando este sea exigible.

10. AUTORIZACIÓN

Cuando la normativa exija autorización, AETOS la obtendrá de manera previa e informada mediante mecanismos que permitan su consulta posterior.

La autorización podrá ser obtenida por medios físicos, electrónicos, digitales o mediante cualquier conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que el Titular autorizó el tratamiento.

AETOS conservará evidencia razonable de las autorizaciones obtenidas.

11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La atención de peticiones, consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales estará a cargo del Representante Legal de AETOS INVENCIONES S.A.S.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: aetosinvencionessas@gmail.com

• Dirección: CR 14 B 75 A SUR 38 P 1, Bogotá D.C., Colombia

• Teléfono: 302 292 7774

• Sitio web: https://www.aetosinvenciones.com

12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Las consultas serán atendidas dentro del término máximo legal de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no resulte posible responder dentro de dicho término, AETOS informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

13. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Los reclamos completos serán atendidos dentro del término máximo legal de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo.

Cuando no resulte posible atender el reclamo dentro de dicho término, AETOS informará las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

14. ENCARGADOS Y PROVEEDORES TECNOLÓGICOS

AETOS podrá utilizar proveedores tecnológicos que traten datos personales por cuenta de AETOS para prestar servicios de alojamiento web, infraestructura, formularios, CRM, comunicaciones, almacenamiento, seguridad u otras funciones necesarias.

Cuando dichos proveedores actúen como Encargados del Tratamiento, AETOS deberá procurar establecer las condiciones contractuales necesarias para delimitar el alcance, finalidades, instrucciones, confidencialidad, seguridad y demás obligaciones aplicables.

AETOS deberá evaluar los nuevos proveedores tecnológicos antes de permitirles tratar datos personales.

15. WEBFLOW

AETOS utiliza Webflow para desarrollar y alojar su sitio web corporativo https://www.aetosinvenciones.com, incluida la página de contacto https://www.aetosinvenciones.com/conversemos. El formulario de contacto se integra mediante HubSpot, proveedor que recibe y gestiona los datos enviados por ese formulario.

Cuando Webflow procese información remitida por usuarios exclusivamente por cuenta de AETOS, deberá ser tratado jurídicamente conforme al rol que efectivamente desempeñe como proveedor o Encargado del Tratamiento.

Antes de habilitar definitivamente la recolección de información, AETOS deberá verificar los términos contractuales, acuerdo de tratamiento de datos, subencargados y configuraciones aplicables.

16. HUBSPOT

AETOS podrá utilizar HubSpot como herramienta CRM para organizar contactos y gestionar relaciones comerciales. Cuando HubSpot trate información de contactos únicamente por cuenta e instrucción de AETOS, se considerará proveedor o Encargado dentro de dicha operación.

Determinadas funcionalidades adicionales de HubSpot que involucren tracking, enriquecimiento, publicidad, intercambio de información o tratamiento para finalidades propias del proveedor deberán ser evaluadas separadamente antes de su activación.

17. TRANSMISIONES Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

AETOS podrá efectuar transmisiones internacionales de datos personales cuando un proveedor ubicado fuera de Colombia trate datos por cuenta de AETOS.

Cuando el receptor actúe para finalidades propias como Responsable independiente, AETOS deberá analizar previamente la operación como transferencia de datos personales y verificar el mecanismo jurídico aplicable.

La contratación de un proveedor extranjero no exime a AETOS de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento.

18. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías equivalentes.

Antes de su publicación definitiva, AETOS deberá realizar un inventario técnico de las cookies, scripts y tecnologías realmente instaladas en https://www.aetosinvenciones.com.

Las tecnologías no necesarias que requieran autorización no deberán activarse antes de obtener el consentimiento correspondiente.

Los usuarios deberán contar con mecanismos razonables para aceptar, rechazar y gestionar sus preferencias respecto de tecnologías opcionales.

19. SEGURIDAD

AETOS adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra acceso, uso, alteración, pérdida, divulgación o tratamiento no autorizado.

La presente Política no constituye garantía de seguridad absoluta.

20. CONSERVACIÓN

AETOS conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario y razonable para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, contractuales, administrativas o probatorias aplicables. No se establecen en esta Política plazos generales de conservación que aún no hayan sido definidos y aprobados por AETOS.

21. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos sometidas a esta Política tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades que justificaron su creación, las relaciones con los Titulares y las obligaciones legales o contractuales que hagan necesaria su conservación.

22. CAMBIOS A LA POLÍTICA

AETOS podrá actualizar esta Política cuando existan cambios normativos, organizacionales, tecnológicos o en sus actividades de tratamiento.

Los cambios sustanciales serán informados mediante mecanismos adecuados cuando ello resulte legalmente exigible.

23. VIGENCIA

AETOS INVENCIONES S.A.S. aprobó esta Política el 11 de octubre de 2026 y estableció esa fecha como su entrada en vigencia.

Esta versión estará disponible para consulta pública en https://www.aetosinvenciones.com/politica-de-tratamiento-de-datos una vez se publique el sitio corporativo.

Fecha de aprobación y entrada en vigencia: 11 de octubre de 2026. Versión 1.0.